某工程服务企业
档案数字化与资料整理
01 / CUSTOMER CHALLENGE
客户痛点
该客户承接的工程项目周期较长，完工后形成合同附件、技术资料、往来文件、验收材料等多类纸质档案。资料由不同项目组陆续移交，装订方式、目录名称和编号规则不一致，部分文件只有纸质原件，查找时依赖熟悉项目情况的人员。随着存量资料增加，人工翻找和跨部门借阅占用较多时间，项目交接时也难以快速核对资料是否齐全。客户需要对已确认非涉密的档案进行批量数字化整理。
- 所属行业
- 工程技术服务
- 服务方向
- 档案数字化与资料整理
02 / SOLUTION
解决方案
完成资料清点和批次登记
在客户指定场地或交接区域对资料逐批清点，按照项目、资料类别和形成时间登记数量及状态；发现缺页、破损或目录不清的资料单独列出，由客户确认处理方式。
开展扫描、识别和目录录入
依据客户确认的分辨率、文件格式和命名规则完成扫描，对指定字段进行OCR识别和人工录入，建立电子文件与原始档案盒、卷及页码之间的对应关系。
执行质量检查和成果交接
对图像清晰度、页序、文件命名、目录字段和索引关系进行抽检，修正发现的问题；按批次提交电子文件、目录、索引和质检记录，并完成纸质资料返还。
03 / CLIENT BENEFITS
客户收益
- 01
纸质资料按项目和类别形成电子目录，查找不再完全依赖熟悉项目的人员。
- 02
电子文件与档案盒、卷和页码保持对应，便于后续核对原件。
- 03
扫描、录入和索引经过批次质检，发现的问题在交接前完成处理。
- 04
每批成果均附目录、索引和交接记录，方便项目资料分阶段接收和保管。